+31 (0)26 202 23 71 info@vanvorst-support.nl

Tips voor inbox en e-mailverwerking

In onze digitale wereld wordt de brievenbus steeds leger en onze inbox steeds voller. Hieronder enkele tips om het overzicht te houden en tijdswinst te boeken bij het verwerken van je e-mail.

Stel je inbox in op binnenkomstdatum van oud naar nieuw. Meestal staan de laatst binnengekomen e-mailtjes bovenaan in je inbox en werk je logischerwijs van boven naar beneden. Stel je inbox zo in dat de e-mailtjes op datum van oud naar nieuw staan. Zo voorkom je dat mensen die al eerder gemaild hebben, langer moeten wachten op een antwoord of dat je eventuele belangrijke e-mailtjes te laat ziet.

Zet je notificaties uit. Laat je niet afleiden door een binnenkomend e-mailtje. Het lijkt misschien een afleiding van steeds maar één seconde, maar stiekem kost het in totaliteit meer. Je wordt uit je concentratie gehaald en de verleiding is groot om toch even snel het e-mailtje te openen. Het schijnt 64 seconden te kosten voor de gemiddelde computergebruiker om geconcentreerd terug te keren naar de taak waar hij of zij daarvoor mee bezig was.

Check je e-mailbox een paar keer per dag en niet steeds tussendoor. Plan momenten in om nieuw binnengekomen e-mail door te nemen en af te handelen. Zo houd je je focus en ben je niet ineens met drie dingen tegelijk bezig ;-).

Focus je op de belangrijke e-mailtjes. Het Pareto-effect (het 80/20%-principe) is ook van toepassing op e-mailverkeer. Doorgaans is één op de vijf e-mailtjes van belang. De overige e-mailtjes kosten vooral tijd en leveren weinig op. Zonde van je tijd!

Houd je inbox leeg. Door gebruik te maken van mapjes houd je goed overzicht in je inbox. Maak mappen aan voor mailtjes waar nog een actie voor nodig is. Gebruik bv. een map ‘In afwachting van reactie’ en ‘Mijn To do’s’.

Plan de momenten om je inbox te verwerken wanneer je ook echt tijd hebt om mailtjes direct af te handelen. Zo voorkom je dat je een e-mailtje vaker dan één keer moet openen en opnieuw moet doornemen om het goed af te handelen. Never touch the same paper twice, zegt men in het kader van timemanagement ;-).

Maak gebruik van de functionaliteiten van je e-mailprogramma om overzicht te houden. Zoals het aanmaken van mappen, regels of filters. Stel in in welke map de e-mailtjes (met een bepaald onderwerp) moeten  binnenkomen, of ze wel of niet direct gearchiveerd kunnen worden en maak mappen aan om e-mailtjes snel terug te kunnen vinden na archivering.

Stel een snooze-functie in voor mailtjes waar je later aan herinnerd wil worden. Veel e-mailprogramma’s hebben een snooze-functie om e-mailtjes op een ander moment weer bovenaan in je inbox te laten verschijnen. Heb je die snooze-functie niet? Verstuur dan het mailtje naar jezelf en plan in wanneer met ‘Later verzenden’.

Manage verwachtingen. Als je een belangrijke e-mail niet direct kunt beantwoorden, laat de e-mailer weten dat je de e-mail gezien hebt. Laat weten je ermee aan de slag gaat of er bv. z.s.m. op terug komt. Gebruik een autoreply als je een paar dagen helemaal niet in staat bent om e-mails te beantwoorden. Zo is de e-mailer ervan op de hoogte en kun je teleurstellingen of irritatie voorkomen.

Maak af en toe je map ‘Ongewenste e-mail’ en ‘Verwijderde items’ leeg. Scan bv. wekelijkse je map met spam op e-mailtjes die daar niet horen (en geef dat direct aan) en maak de map daarna leeg. Verwijder ook  je verwijderde items. Het kost onnodig ruimte, weg ermee :-)!

Bcc e-mailtjes waarvan je in afwachting bent van een reactie naar jezelf. Deze mailtjes zet je dan in je map ‘In afwachting van reactie’ zodat het niet aan je aandacht ontglipt en je direct op de hoogte bent van de laatste stand van zaken.

Maak standaardberichten aan. Als je vaak (bijna) hetzelfde bericht moet sturen, maak er dan een standaardbericht van. Dit kun je dan per keer nog bewerken. Zet deze in je concepten of gebruik de fragment-functie. Het scheelt je veel tijd.

Stel een standaardhandtekening in. Al lijkt het steeds maar een korte handeling om je e-mail te ondertekenen, het is zonde van je tijd. Maak gebruik van de functie voor een standaardhandtekening en wijzig deze waar nodig.

Scan voordat je begint met verwerking je inbox op e-mails die je in de toekomst niet meer wil ontvangen en meld je er direct voor af. Iedereen kent het waarschijnlijk, je opent je inbox en telkens weer vink je die nieuwsbrieven of updates aan die je toch niet gaat lezen en klik je op ‘Verwijderen’. Neem de komende weken de moeite om ze nog één keer te openen en je direct af te melden. Niet geïnteresseerd? Weg met die vervuiling van je inbox!

Schakel hulp in. Als e-mailverwerking voor jou een tijdrovende klus is waar je telkens tegenop ziet, bel ons! Wij helpen je graag bij het ordenen van je inbox en het beantwoorden van e-mails. Dan kun jij doen waar je goed in bent, en doen wij dat ook ;-)!

Vragen of tips

Kan ik je ergens mee helpen of heb je nog vragen of tips? Laat het me gerust weten. Succes!

Last van stress? Hier vind je Tien anti-stress reminders!
Op zoek naar een goede taakmanager om prioriteiten te stellen en overzicht te houden? Hier vind je meer informatie over Todoist.
Heb je behoefte aan meer orde, overzicht of tijd? Hier vind je Get organized starttips!

Ga hier naar de homepage van Van Vorst Support.

Delen