+31 (0)26 202 23 71 info@vanvorst-support.nl

Things-to-do's l Van Vorst SupportTaakmanager Todoist

Ben je klaar met alle losse things-to-do lijstjes of checklists? Wil je meer overzicht van al je taken op verschillende gebieden? Probeer dan eens Todoist. Todoist is een handige tool die je kunt gebruiken voor het managen van je taken. Alles op één plek die overal toegankelijk is: https://nl.todoist.com/.

Ik heb geen aandelen bij Todoist, maar ben gewoon dol op handigheidjes die helpen het leven wat eenvoudiger te maken ;-). Het helpt je je hoofd leeg te maken en overzicht te houden in je things-to-do, of het nou gaat om taken in je werk of de things-to-do in je privéleven. Je kunt er zelfs verjaardagen of je boodschappenlijstje aan toevoegen. En je ziet per dag welke taken je die dag moet doen.

Online en app

Todoist is een online taakmanager, dus je hebt overal toegang tot jouw takenmanager. Je kunt via de webbrowser inloggen en er is ook
een app die je kunt downloaden op je telefoon of tablet, zodat je je takenlijst altijd bij de hand hebt. En het is gratis. Er is ook een Taakmanager Todoist l Van Vorst Supportbetaalde variant, maar doorgaans is de gratis variant voldoende.

Samenwerken

Je kunt er je eigen taken in ordenen, maar je kunt er ook gedeelde projecten in aanmaken, zodat je kunt samenwerken. Zo weet iedereen rondom een project wie welke taak wanneer doet.

Instructievideo

Je kunt hier de korte instructievideo bekijken om er een beeld bij te krijgen:

Tijdwinst

Het meest handige van Todoist vind ik persoonlijk dat je heel veel met toetsen kunt invoeren, door bv. de data- en tijden-formats die je kunt gebruiken in Todoist. Zoals je ziet in het filmpje, kun je na de taak de dag, de datum en/of tijd typen wanneer deze taak uitgevoerd moet worden en Todoist plant dit in. Je kunt bij terugkerende taken ook eenvoudig aangeven wanneer deze taak moet terugkeren in je lijst, door bijvoorbeeld ‘elke werkdag’ te typen. Je hoeft dus niet elke keer apart een datum of tijdstip aan te klikken, wat telkens tijd en handelingen scheelt.

Een start maken

Er is veel informatie te vinden over Todoist op internet en ook onder de support-pagina vind je veel informatie en instructies: https://support.todoist.com/hc/en-us. Het wijst zich eigenlijk allemaal vanzelf, maar hieronder nog een paar handigheidjes om een start te maken.

Account aanmaken

Je kunt op de homepage eenvoudig een account aanmaken onder ‘Registreren’: https://nl.todoist.com/. Gebruik hier je e-mailadres voor waar je later ook eventuele meldingen van Todoist wil ontvangen:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Project toevoegen

Links in het scherm kun je je projecten aanmaken:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Naast je werktaken kun je hier dus ook bijvoorbeeld een project ‘Privé’ of ‘Boodschappen’ toevoegen.

Taak toevoegen

Om een taak toe te voegen klik je op:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support of op het plusteken bovenaan:   Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Rechtsonder kun je de taak onder een project onderbrengen, een label geven, een herinnering instellen, de prioriteit aangeven en opmerkingen toevoegen:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Taak aan een project toevoegen

Om een taak aan een bestaand project toe te voegen kun je het icoontje gebruiken. Je kunt ook achter je taak een # typen, dan verschijnen al je bestaande projecten en kun je een keuze maken. Als het project nog niet bestaat, klik je op het icoontje of je typt # en typt daarna de naam van je nieuwe project.

Taak labelen

Mocht je taken willen labelen, met bijvoorbeeld ‘I.a.v. reactie’ kun je klikken op dit icoontje of je typt @. Kies uit één van de bestaande labels of maak er één aan, bijvoorbeeld @iavreactie. Deze functie is overigens alleen beschikbaar in de betaalde versie.

Herinneringen instellen

In de betaalde versie kun je ook herinneringen instellen. Dit doe je door te klikken op dit icoontje . Kies rechts in het invulveldje hoe je deze herinneringen wil ontvangen:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Prioriteit instellen

Met dit icoontje geef je de prioriteit aan , je kunt kiezen tussen prioriteit 1-4. Je kunt ook achter je taak p1, p2, p3 of p4 typen.

Opmerking bij taak

Met het icoontje kun je een opmerkingen plaatsen bij je taak. Als je een gedeelde taak hebt, kun je hier dus opmerkingen plaatsen die de ander ook kan zien.

Project delen

Om een project met iemand anders te delen, klik je op de 3 puntjes rechts van de projectnaam en kies je ‘Deel project’:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

 

 

 

 

Als je een project gedeeld hebt, kun je de taken binnen dat project met dit icoontje rechts van de taak toewijzen aan een persoon:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Data- en tijden-formats

De data- en tijden-formats zijn erg handig om te gebruiken en brengen tijdswinst. Deze typ je dus achter je taak en Todoist plant ze dan juist in. Ze zullen zo nu en dan wel aangevuld worden, maar hieronder vind je voor op dit moment een aantal formats die werken in het Nederlands:

vand of vandaag = vandaag
mor of morgen = morgen
eerste dag van de volgende maand = eerste dag van de volgende maand
26 feb, 26 februari, 26-02 = 26 februari dit jaar
26e = 26e van huidige maand
midden februari = 15 februari
eind van de maand = laatste dag van de huidige maand
vandaag om 10 = vandaag om 10.00 uur
morgen om 16 – morgen om 16.00 uur
5 dagen = over 5 dagen
3 weken = over 3 weken
over 2 uur = over 2 uur

elke dag = elke dag
elke werkdag = doordeweekse dagen
elke maandag en woensdag = elke maandag en woensdag
elke 3 dagen = elke 3 dagen startend per vandaag
elke week, wekelijks = elke week startend per vandaag
elke maand, maandelijks – elke maand startend per vandaag
elke 2e vrijdag van de maand = elke 2e vrijdag van de maand startend bij de eerstvolgende
elke jaar = elke jaar startend vandaag

Tip: Als je een datum in je taak hebt staan, je wilt bijvoorbeeld ‘Opmaken nieuwsbrief van 1 mei 2017’ inplannen op 1 april 2017, eindig dan niet met de datum. Todoist ziet de laatst getypte dag of datum als datum waarop je de taak ingepland wil hebben. Zorg dan dat er na de datum in de taak nog tekst komt en typ daarna de dag dat je de taak ingepland wil hebben, dus bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief van 1 mei 2017 opmaken’ en typ daarna ‘1 apr’, ’01-04′ of ‘1 april’.

Vandaag

Onder ‘Vandaag’ vind je elke dag de taken die op de planning staan van vandaag op volgorde van tijd en prioriteit:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Instellingen

Het is goed om even je instellingen door te lopen en alles naar je wensen in te stellen. Deze vind je onder het tandwieltje rechtsboven:

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Integraties

Todoist kan samenwerken met heel veel andere apps. Per app werkt dat verschillend, onder de link vind je alle mogelijkheden tot integratie: https://todoist.com/integrations. Als je op de pagina van de link klikt op de app, vind je de beschrijving hoe je de app samen kunt gebruiken met Todoist.

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

Taakmanager Todoist l Van Vorst Support

En meer…

Todoist heeft nog een tal van functionaliteiten waar ik niet op in ben gegaan omdat bovenstaande eigenlijk voldoende is om een start te maken en te kijken of het werkt voor je. Mocht je er alles over willen weten vind je via de website van Todoist natuurlijk nog veel meer informatie: https://nl.todoist.com/.

Taakmanager Todoist l VVSTodoist gratis, Premium en Business

De gratis versie is eigenlijk voldoende om met Todoist te werken en je taken te managen. De Premium-versie kost €28,99 per jaar en biedt ook bijvoorbeeld de mogelijkheid om taken te labelen en herinneringen in te stellen. Dit is handig, maar niet noodzakelijk.

Vragen of tips

Kan ik je ergens mee helpen of heb je nog vragen of tips? Laat het me gerust weten. Succes!

Last van stress? Hier vind je Tien anti-stress reminders!
Heb je behoefte aan meer orde, overzicht of tijd? Hier vind je Get organized starttips!
Hier vind je tips om overzicht te houden in je inbox en tijd te besparen.

Ga hier naar de homepage van Van Vorst Support.

Delen